Les Archives municipales, la mémoire de Sèvres

Créé en avril 1974, le service des Archives est installé dans un premier temps à l’Hôtel de ville. Trente ans plus tard, la ville se dote d’un espace de 748 m2 entièrement dédié à l’accueil et à la préservation de sa mémoire au 18bis, rue des Binelles. À l’occasion de ses 50 ans, revenons sur le passé, les missions et les nouveaux enjeux de ce service public chargé de la sauvegarde de notre patrimoine communal.

Un peu d’histoire

L’organisation des archives publiques date de la Révolution. Avec la loi du 5 brumaire an V (1796) un service d’archives est créé par département. A cette époque, il n’y avait pas encore d’archiviste à Sèvres, puisque c’est « l’agent exerçant les fonctions de maire » qui devait « faire procéder à la levée des scellées qui ont dû être apposés sur les salles » et transmettre les « cartons et papiers » au chef-lieu de canton (lettre de la Préfecture de Seine-et-Oise du 17 Germinal An VIII ci-joint). La Révolution affirme également le principe d’accès aux documents publics – notamment aux textes de lois – par tout citoyen.

Durant la guerre de 1870, les prussiens arrivent à Sèvres : « Ils transportèrent dans la cour d’honneur de la mairie tous les registres, actes ou papiers renfermés dans les bureaux. Ils en avaient déjà fait un tas et se préparaient à y mettre le feu, quand M. Journault, alors maire, parvient à force d’énergie à obtenir du commandant allemand qu’un pareil acte de vandalisme ne fut pas commis. La presque totalité des archives fut sauvée ! » (Rapport du 16 août 1894).

A partir de 1974, la ville nomme un archiviste permanent et la recherche d’un local devient une question urgente. D’abord situé sous les combles de la mairie, le service s’installe dans les locaux au rez-de-chaussée de la cour Saint-Omer, avant d’emménager en 2005, dans une ancienne clinique sise au 18, rue des Binelles. La ville se dote d’un équipement moderne : système de ventilation de l’air, appareil de mesure de la température et de l’humidité ambiante, chambres froides pour les photographies, une salle faradisée pour les supports informatiques.

Afin d’accueillir le public, la ville aménage une salle de lecture accueillante, une salle pédagogique pour le public scolaire, des meubles à plans, et 341 m2 équipés de rayonnages mobiles pour le stockage des documents.

Un service des archives, mais pourquoi ?

Les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. Telle est la définition des archives suivant l’article L211-1 du Code du patrimoine.

Ces documents et données publiques constituent la mémoire administrative et historique de la ville. Leur préservation est indispensable pour la gestion courante de la collectivité et pour la sauvegarde de la mémoire d’une commune et de ses habitants. Les archives sont également essentielles pour faire valoir les droits des administrés ou de la collectivité, elles permettent de créer un lien social en participant à la transparence administrative et servent de matériau à la recherche historique.

Ainsi, le service conserve plus d’1,3 km linéaire de documents papier, mais aussi plus de 72 000 photographies, 2 400 cartes postales, et une bibliothèque historique de plus de 1 200 ouvrages. Parmi la richesse de cette collection, on peut mentionner :

• La collection des registres d’état-civil dont le plus ancien, date de 1548 ;
• Les archives administratives de la ville jusqu’à nos jours. La ville peut ainsi s’enorgueillir de conserver le premier procès-verbal de « l’Assemblée municipale en exécution du règlement de Sa Majesté du 8 juillet 1787 ». Cet acte constitue la fondation de la municipalité de Sèvres ;
• De nombreux fonds privés provenant de membres de la Société d’Archéologie et d’histoire de Sèvres (SAHS), notamment le fonds Pierre MERCIER, du nom de cet ancien typographe et historien local. Ce fonds regroupe une importante collection de publications scientifiques et de cartes postales;
• La collection provenant de l’ancien musée municipal de Sèvres ouvert de 1935 à 1985 : des gravures ou tableaux du XIX^e, des objets ou sculptures, une collection numismatique provenant des fouilles archéologiques, de nombreuses photographies anciennes, etc.

Vers l’archivage du XXI^e siècle

Pour préserver cette mémoire, les Archives municipales collectent les documents et données auprès des services municipaux ou des personnes privées (don, achat, legs, dation). Les archivistes sont des professionnels de l’information, véritables gardiens de la mémoire de la collectivité.

Leur rôle est d’abord de conserver les supports matériels de l’information à travers le temps. Ils sont également chargés de classer, communiquer et de valoriser cette mémoire administrative et historique. Ce travail de valorisation peut s’effectuer à travers des publications scientifiques, des expositions, des ateliers pédagogiques ou encore par la diffusion sous format numérique.

Avec le développement de la e-administration, les archives sont désormais produites ou reçues sous format numérique. Progressivement, les démarches administratives se déroulent à distance et le papier laisse sa place aux flux de données et aux fichiers numériques : le contrôle de la légalité, la gestion des finances, les marchés publics, la messagerie électronique, les démarches administratives.

Mais il ne faut pas confondre archivage avec stockage et sauvegarde des données. Le rôle de l’archiviste est d’assurer la pérennité de l’information et sa restitution à l’identique, à des fins de justification ou de contrôle. En lien étroit avec les informaticiens et les services administratifs, il participe à la mise en place d’un système d’archivage à valeur probante afin de garantir l’authenticité, l’intégrité et l’intelligibilité des documents. La mise en place d’un système d’archivage digital constituant une nouvelle étape incontournable pour la conservation de la mémoire de la ville de Sèvres.